Powerpoint, 25 años viendo pasar diapositivas

• El popular programa de presentaciones cumple un cuarto de siglo de vida
• El Powerpoint, más conocido ya por ppt, ha cambiado la forma de entender las conferencias y charlas
• Se calcula que 500 millones de personas lo utilizan en todo el mundo
• ¿Tienes alguna experiencia divertida con el Powerpoint? Cuéntanoslo en los comentarios
• ¿Guardas algún ppt de esos que son asombrosos? Envíanoslo

Powerpoint: un programa que ya tiene 25 años

¿Te acuerdas cuándo la fue la última vez que asististe a una charla o conferencia en la que no hubo una presentación de Powerpoint reinando en la sala? ¿Cuántos archivos ppt has recibido en los últimos años con las más peregrinas historias, desde chistes hasta pornografía? ¿Sabes que el Powerpoint ya tiene 25 añitos?

Pues sí, el programa de Microsoft acaba de cumplir un cuarto de siglo y, a pesar de la competencia, sigue mandando en el mundillo de las presentaciones. Parece mentira que hace sólo unos cuantos años todavía utilizásemos los proyectores con transparencias...

Pero el caso es que, en 1984, Robert Gaskins y Dennis Austin crearon para el Apple de Macintosh lo que entonces se llamaba solamente Presentación, un programa que, de forma muy intuitiva, permitía realizar vistosas presentaciones digitales que, después, con un proyector, se podían reflejar sobre un muro o una pantalla de tela. En 1987 le cambiaron el nombre por Powerpoint y ese mismo año Microsfot lo compró y hoy es parte de su conocido paquete Office.  

Además de proyectarse, las presentaciones también se pueden reproducir para ver en el ordenador, pda, teléfono móvil... Y se pueden crear y ver en Internet, en multitud de sitios para compartir presentaciones o en espacios de programas en red... Hay poco que explicar sobre esto, porque será muy raro quien nunca se haya encontrado delante de una presentacion de Powerpoint.

30 millones diarios

Lo que realmente asusta de Powerpoint es lo extendido que está y lo integrado que se encuentra ya en nuestra forma de trabajar, estudiar e, incluso, divertirnos. Extendido, porque el 95% de las presentaciones se hacen con este software y porque eso supone un control absoluto del mercado con unas ventas anuales cercanas a los 100 millones de dólares. Hay más de 500 millones de usuarios en todo el planeta.

Y este dominio abrumador ha creado una forma muy específica de trabajar y entender las cosas. Se hacen documentos ppt para casi todas las cosas: para dar una clase, para una conferencia, para fiestas, para ruedas de prensa... Las bodas, con sus 'divertidos' pases de fotos de cuando los novios eran pequeños, son otro de los subgéneros favoritos de los usuarios. Y qué decir, claro, del incensante tráfico de Powerpoints eróticos, deportivos, humorísticos... Con 30 millones de creaciones diarias, es comprensible esta variedad.

Pero el abuso del Powerpoint ha creado vicios. Hay conferenciantes que son auténticos 'maniáticos' de la herramienta y abruman con sofisticados esquemas llenos de puntos y subpuntos. Los hay que 'se gustan' con elaboradas presentaciones gráficas llenas de imágenes y hasta vídeos y audios. Los hay ramplones como ellos solos, con 'slides' en blanco y negro llenas de texto abigarrado. Y los hay torpes que nunca consiguen que el ppt se vea bien.

Y, claro, la atención humana es un bien escaso, muy escaso. Por eso, es muy difícil lograr que el público esté atento a todo lo que pasa cuando se utilizan los ppt: es complicado leer un texto en la pantalla, comprender las imágenes y gráficos y, a la vez, seguir el hilo de lo que dice el ponente. Lo malo es que muchos conferenciantes son incapaces de empezar a hablar hasta que no se ve en la pantalla su luminosa presentación... Y, peor aun, los hay que son incapaces de hacer otra cosa que no sea repetir en voz alta lo que cualquiera puede leer en el 'slide'. El resultado es invariable: la gente se duerme.

Herramienta par el mal.... o el bien

Estos fallos de concepto en el uso del ppt han hecho que proliferen los detractores de esta herramienta. Uno de ellos es el conocido divulgador científico y experto en tecnología José Cervera, periodista y paleontólogo, quien asegura que "es abominable, porque simplifica y ecualiza el pensamiento de la gente; porque ayuda a esconder los puntos débiles de los argumentos, porque camufla la falta de originalidad y de ideas, porque es contrario a la inteligencia y afín al márketing (en el peor sentidoo del término)". Por si fuera poco, considera que ha sido usado "como una herramienta para el Mal: desde la Burbuja.com a la Invasión estadounidense de Irak han sido preparadas y 'vendidas' a base de Powerpoints". Cuenta Cervera que en el ejército de Estados Unidos hay hasta una insignia no oficial para los oficiales del ppt... 

Pero hay también consumados maestros en el uso de este programa. Especialistas capaces de enganchar a los asistentes con presentaciones claras, dinámicas, sin saturación... Claro que, pensándolo bien, ¿no serían igual de buenos sin el Powerpoint? Es posible.

En esta línea, un especialista como Enrique Dans, profesor de Sistemas de Información en la IE Business School, comenta que la clave para hacer una presentación eficaz es "entender que el protagonista debe ser el que la hace. La presentación debe ser simplemente un conjunto de temas, expresados generalmente de manera minimalista, que sirven para mantener el orden de los temas a tratar y asegurar que no se quede ninguno en el tintero". 

Dans  también considera que Powerpoint ha "hecho mucho daño a la comunicación". "Con PowerPoint, cualquiera puede crear una presentación, y la inseguridad de la comparecencia ante una audiencia lleva a muchos a 'rellenar' la presentación de datos, textos y listas de puntos 'por si se olvidan", explica.

Cómo acertar

Para evitar hacerle tanto daño al proceso de transmisión de información, expertos dan algunos consejos a la hora de crear estas presentaciones y hay cientos de webs que los resumen. A nosotros nos ha gustado esta, por lo claras de sus ilustraciones.

Los que saben recomiendan, por ejemplo, que las diapositivas no sean meras notas que se leen sin más. Deben servir sólo como apoyo a un discurso que siempre deberá ser autónomo, bien organizado y ameno. Vamos, que el Powerpoint ayuda, pero en ningún caso sustituye al viejo arte de la retórica. El consejo está claro: planificar muy bien lo que se va a decir y hacerlo antes de crear el ppt: de esa forma, se reducirá el número de 'slides' superfluos.

 

Enrique Dans asegura que "la atención de la audiencia se dirige generalmente hacia un punto: una pantalla llena de texto hace, invariablemente, que la atención se dirija a dicho texto, y se quede en él hasta que lo hayan leído completamente".

En este sentido, hay que recordar que Powerpoint permite ordenar tanto la información que muchos ponentes se lanzan a una carrera de puntos, subpuntos y sub-subpuntos, de tal forma que, al final, la presentación está llena de bolitos, puntos y puntitos. Puede parecer que es una buena forma de organizar las ideas, pero, cuando son muchas, la gente se pierde tratando de seguir ese orden. Los expertos dan un consejo claro: huye de los bolitos. A cambio, puedes utilizar iconos o imágenes más divertidas y menos monótonas.

El problema fundamental es que Poweroint hace muy fácil la exhibición de datos de texto y numéricos. Pero nuestro cerebro no puede con todo eso a la vez y, sin embargo, caemos en el error de pensar que sí se puede asimilar. Hay que tener esto muy encuenta y simplificar las exposiciones al máximo, sin mezclar textos y números (cálculos, gráficos). El resultado será una mayor retención por parte de los que atienden.

Pero, como siempre, el mejor consejo es utilizar el sentido común y tratar a los que nos escuchan como nos gustaría que nos tratasen: con benevolencia y sin abusar de su paciencia. Se acabó eso de "voy a ser breve, solo tengo 70 diapositivas".

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¿Y cuál es tu experiencia con Powerpoint? ¿También te ha cambiado la vida? Déjanos un comentario explicando qué ha significado esta herramienta para ti, o contándonos alguna experiencia interesante. Y, si te animas, envíanos algún Powerpoint que quieras destacar: