CiviCRM, una herramienta de software libre que ayuda a las ONG a gestionar sus datos

• El programa permite gestionar contactos, donaciones y envío de boletines
• Es gratuito y lo desarrolla una comunidad global
• Permite a las ONG y asociaciones llevar una gestión más eficiente

Formulario en papel de Amnistía Internacional Portugal.

Cualquier organización, sea grande o pequeña, por lo general funciona con recursos informáticos -programas en local y aplicaciones online- que pueden llegar a presentar un problema por su diversidad y dispersión de datos, como herramientas para enviar boletines, bases de datos con datos repetidos o pasarelas de pago externas. 

El laboratorio ciudadano del Ayuntamiento de Madrid, Medialab Prado, ha sido uno de los 20 lugares del mundo que han acogido la jornada CiviDay, un taller de la herramienta de gestión para ONG, otras organizaciones de la sociedad civil y que pueden usar hasta empresas o administraciones.

Se trata del software libre y gratuito CiviCRM, cuya primera versión se lanzó en 2005 y este 2014 tiene previsto lanzar dos nuevas versiones, una en febrero y otra en abril.

Instalar CiviCRM

El programa tiene que integrarse a un gestor de contenidos de código abierto para funcionar -Wordpress, Drupal y Joomla-, se descarga de la web del proyecto y se instala en el mismo servidor en el que tenemos alojada nuestra web.

Para ello, sus impulsores aconsejan pedir la ayuda de un informático de sistemas o alguien experimentado en el manejo de servidores para llevar a cabo la operación. También han avisado de que funciona mejor con el sistema operativo Linux, aunque en Windows también es posible hacerlo funcionar.

Una vez instalado, cualquier usuario con conocimientos medios o avanzados en informática puede usarlo, aunque es necesario invertir tiempo en introducir la información o, si ya tenemos los datos volcados en un archivo -como una hoja de cálculo o un archivo CSV, por ejemplo- podemos importarlos.

CiviCRM permite gestionar los contactos de la organización en una única  base de datos etiquetando a las personas -voluntarios,  socios o donantes, por ejemplo-; peticiones de firmas; encuestas; suscripción a  boletines digitales; donaciones online; creación de campañas y eventos,  etc.

Un software con una comunidad de apoyo

El desarrollador de iXiam, una consultora tecnológica que lleva trabajando con ONG y CiviCRM desde 2008, Alejandro Salgado, ha señalado que el programa es cien por cien código abierto, no requiere plugins comerciales y puede servir para organizaciones de cualquier tamaño.

Así, existe una amplia comunidad que mejora y desarrolla el software -tienen un gestor de incidencias-, se pueden encontrar videotutoriales y guías para aprender a usarlo y tal vez muchas de las dudas que se presenten al usuario ya estén respondidas en este foro de la comunidad CiviCRM. 

De momento, la información predomina en inglés -aunque el programa ya está traducido al castellano- y por ello invitan a que quien quiera traduzca esos vídeos y textos de ayuda.

Amnistía Internacional ya usa CiviCRM

El encargado de Sistemas de Amnistía Internacional, Carlos Capote, ha explicado cómo usa la ONG este programa. Hasta ahora han contado con distintas aplicaciones para sus necesidades: gestión de socios, personas que participan en una acción o donaciones. 

Buscando un software que les permitiera unir todas las bases de datos y una gestión más sencilla, encontraron CiviCRM. Capote ha explicado que la ONG necesitaba un tipo de gestión más potente, y por ello desarrollaron en colaboración con StrateBi otra herramienta para extraer, transformar e integrar los datos en el nuevo programa. 

“El programa es muy intuitivo a la hora de crear una base de datos“

La herramienta resultante también es software libre y ahora calculan que necesitarán un año, en el que tendrán que trabajar con todas las herramientas de forma simultánea, para migrar todos sus datos.

Según uno de los activistas de Exodo.org que asistió a la presentación, Nacho Duque, en su organización son usuarios de CiviCRM desde hace cuatro meses. "El programa es muy intuitivo a la hora de crear una base de datos", ha comentado y ha destacado que uno de sus aspectos más útiles a priori es que se puede ver cronológicamente lo que ha hecho un usuario suscrito a la web, como por ejemplo, firmar una petición.

Medialab Prado ha creado un grupo de trabajo específico para tratar el software CiviCRM que se reunirá periódicamente -en encuentros presenciales que se transmitirán por streaming- con el objetivo de que los asistentes puedan probar la herramienta.