Las empresas deben registrar los fichajes de todos los trabajadores desde este domingo

• El registro de jornada recoge la hora concreta de entrada y salida de cada empleado y es obligatorio

14 horas - ¿Cómo nos afectará el registro obligatorio de la jornada laboral?

El registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas desde este domingo 12 de mayo. Las compañías deben controlar los fichajes con independencia de su tamaño o el tipo de contrato de los trabajadores. La norma (en pdf) pretende combatir la precariedad laboral y da una valiosa herramienta a la Inspección de Trabajo para perseguir el fraude ya que en España se realizan 2,6 millones de horas extra a la semana que ni se cobran ni se cotizan.

¿Qué debe incluir el registro de jornada?

La hora concreta de entrada y salida de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. No es suficiente con que cada empleado firme su horario con periodicidad diaria, semanal o mensual. Las planificaciones, los cuadrantes o los calendarios laborales tampoco se consideran un registro de jornada.

¿Qué trabajadores deben fichar?

Todos, incluidos los contratados por una ETT (Empresa de Trabajo Temporal) que trabajen en la sede de la empresa. Hasta ahora está obligación solo regía para las personas con contrato a tiempo parcial. En el caso del personal subcontratado, la responsabilidad del registro recae en la subcontrata pero la empresa debe facilitarle la implantación del sistema.

¿Cómo afecta a los comerciales o a los teletrabajadores?

El tiempo de trabajo de un comercial cuenta desde que sale de casa para visitar al primer cliente hasta que regresa de ver al último. El control se puede realizar con un dispositivo de geolocalización, respetando la ley de protección de datos y para los transportistas, los tacógrafos servirían de registro. En el caso de los teletrabajadores, es posible habilitar un sistema que controle el tiempo de trabajo efectivo delante del ordenador.

¿Cuánto tiempo hay que mantener el registro?

La empresa está obligada a conservar durante cuatro años los datos de la jornada de sus empleados.

¿Quién puede consultar el registro?

Cada trabajador puede acceder a su registro individual. Los representantes sindicales y la Inspección de Trabajo pueden consultar los datos de los fichajes de todos los empleados de la empresa.

¿Qué pasa si la empresa no cumple la ley de registro?

La sanción prevista es una multa que oscila entre 626 y 6.250 euros por infracción laboral grave. Puede imponerse porque la empresa no ha puesto en marcha el registro pero también si lo ha hecho de forma unilateral sin consultar con los representantes de los trabajadores. La Inspección dará un margen aproximado de un mes para implementarlo si se está negociando con los sindicatos y aprecia buena voluntad.

¿Para qué sirve el registro de jornada?

El registro permite comprobar que se respetan los límites legales de tiempo de trabajo y descanso. Además mejora el control de las horas extras, cuyo registro ya era obligatorio.

Jornada ordinaria: 40 horas semanales, en cómputo anual 1826 horas efectivas y 27 minutos (descontadas vacaciones y festivos).

Jornada diaria máxima: 9 horas salvo acuerdo en convenio colectivo

Descansos: Durante el trabajo, al menos 15 minutos si la jornada supera las 6 horas. Entre jornadas, mínimo 12 horas. Semanal: 36 horas ininterrumpidas, en general el domingo entero, la tarde del sábado o la mañana del lunes. Este descanso se puede acumular en periodos de 14 días.

Flexibilidad: Un 10% de la jornada anual, en torno a 180 horas, pueden distribuirse de forma irregular por la empresa, es decir con jornadas que superen las 9 horas diarias o sean inferiores a 7 horas.

¿Puede usarse el registro para sanciones disciplinarias?

Sí, la información puede usarse para sancionar por ausencias o retrasos injustificados pero debe comunicarse previamente a los trabajadores y respetar la protección de datos personales.

¿Cuánto puede costar implantar el registro?

Depende del tamaño de la empresa y de la complejidad del sistema, como ha explicado Robotics en una jornada en ESADE. Existen desde soluciones gratuitas para pymes de menos de 30 empleados mediante una aplicación móvil a dispositivos de reconocimiento biométrico (huella dactilar, lectura del iris, voz) o tornos de acceso mediante una tarjeta que envían los datos a un sistema informático.

¿Qué ventajas tiene el registro?

La empresa puede mejorar su gestión de recursos humanos, la prevención de riesgos laborales y detectar fugas de productividad. Permite al trabajador ser más consciente de los posibles excesos de jornada. Algunos sistemas envían una alerta cuando se rebasan las 9 horas diarias y otros obligan a un responsable a autorizar la prolongación del horario.

¿Cómo va a funcionar el registro?

La empresa tiene que negociar con los sindicatos los momentos concretos en los que deberá ficharse el inicio o fin de jornada. También tendrá que pactar la responsabilidad del fichaje (del trabajador o de la empresa), por qué medio se realiza, cómo se gestionan los posibles errores y en qué formato se almacena y presenta la información.

¿Qué esperan los sindicatos?

UGT destaca que la empresa debe custodiar los datos de sus trabajadores, algo que vigilarán para que compañías ajenas no puedan controlar esa información. El sindicato cree que pueden aflorar millones de horas extraordinarias y prevén problemas en las microempresas sin representación sindical. A su juicio, el convenio sectorial debe servir de paraguas para negociar y confían en que la norma no provoque como efecto indeseado una externalización de servicios.

Información elaborada con los siguientes expertos: Valentín García, socio de Cuatrecasas y asesor del Banco Mundial en Derecho Laboral; Enric Blanco, director comercial de Robotics y Gonzalo Pino, secretario de Política Sindical de UGT.